Medewerker Secretariaat (36 - 40 uur)

Hezelburcht Consultancy is specialist in het verzorgen van subsidies voor het bedrijfsleven, in het bijzonder voor Industriële bedrijven en ICT. Hezelburcht Consultancy is onderdeel van Hezelburcht B.V. en opgericht in 1995. Met vestigingen in Nijmegen, Den Haag, Eindhoven, Amsterdam, Groningen en 70 medewerkers is Hezelburcht een van de grootste subsidieadviesbureaus in Nederland.

Hezelburcht is trots op zijn marktreputatie, professionele uitstraling en kennis. Bij Hezelburcht staat persoonlijk contact en kennisoverdracht centraal. De bedrijfscultuur kenmerkt zich door professionaliteit, resultaatgerichtheid en pragmatisme.

1. Taken:

Zorgdragen voor een efficiënte en effectieve secretariële ondersteuning van het management, de (senior) consultants en de business analisten zodat deze zich kunnen richten op hun kern taken.

2. Communicatie:

Efficiënt en doelgericht intern en extern communiceren als het gaat om het vastlegging van berichten-boodschappen, de planning, het vastleggen van afspraken en het doorgeven aan belanghebbenden.

Activiteiten:
• binnenkomende gesprekken op een juiste en correcte wijze doorverbinden
• beantwoorden en behandelen van “routine”-vragen
• plannen, agenderen, coördineren en bewaken van afspraken
• attenderen/volgen op het nakomen van deze afspraken

3. Informatie coördinatie:

Zorgdragen voor een effectieve en/of discrete coördinatie en behandeling bij het overbrengen van informatie, instructies en wensen van adviseurs / managers / directie naar belanghebbenden intern en/of extern en omgekeerd.

Activiteiten:
• regelmatige afstemming met adviseurs/managers/directie van lopende en ad hoc zaken
• opvolgen van afgestemde zaken met adviseurs / managers
• verzorgen van mailings en alle bijbehorende activiteiten
• acties verzorgen –uitvoeren gericht op het indienen van subsidieaanvragen

4. Correspondentie:

Een effectieve vastlegging en beheer van zakelijke informatie, zakelijke afspraken en zakelijke overeenkomsten.

Activiteiten:
• selecteren, prioriteren en verwerken van de post / e-mail
• beheren van de correspondentie / e-mail aan de hand van summiere aanwijzingen
• routine correspondentie welke geen directe aandacht van de manager vereist
• voorbereiden van correspondentie in concept en deze voorleggen ter ondertekening
• controleren en corrigeren van teksten op correcte spelling en formulering
• voeren van correspondentie in de Nederlandse taal

5. Informatieverwerking en –beheer:

Verwerken en beheren van informatie die geschikt is voor gebruik van consultants en MT.

Activiteiten:
• beheren van het correspondentie- en documentatiearchief, zowel digitaal als fysiek
• op verzoek verstrekken van gegevens aan derden
• opvragen van relevante informatie bij interne of externe instanties
• verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van consultants of MT (presentaties)
• verzamelen van gegevens voor vergaderingen
• notuleren van vergaderingen en distribueren van de stukken


6. Algemene secretariaatswerkzaamheden

• zorgdragen voor nette uitstraling ontvangstruimtes en overige publieke ruimtes
• ontvangen van bezoekers
• facilitair beheer
• voorraadbeheer
• reserveren en uitzetten van conference calls
• contactpersoon mbt onderhoud gebouw

• HBO werk- en denkniveau, secretariële opleiding
• Minimaal 2 jaar werkervaring in soortgelijke functie
• Uitgebreide kennis van en vaardigheid in gebruik van MS office pakket (m.n. word / Excel)
• Kennis van andere systemen (Citrix, MS Dynamics, Database) is een pre
• Kennis van subsidies is een pre
• Minimaal 36 uur beschikbaar met voorkeur voor 40 uur

Gewenst competentieprofiel:

o Klantgericht werken (intern/extern)
o Communicatief vaardig
o Procesmatig werken
o Plannen/organiseren
o Proactieve houding
o Representatief
o Teamplayer

Hezelburcht biedt:

• Een professionele, sterk groeiende organisatie, waarin meer dan 70 adviseurs werkzaam zijn;
• Een organisatie met ruimte voor zelfstandigheid, ondernemerschap en doorgroeimogelijkheden;
• Een dynamische werkomgeving met een informele bedrijfscultuur;
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden.